Als je een eigen webshop hebt, is de kans groot dat je een volle mailbox hebt. Niet gek, want dagelijks komen bestellingen, facturen, aanbiedingen van leveranciers en vragen van klanten binnen. Gelukkig maar, zou jij bijna zeggen, want vroeger zou je alles per post en op papier moeten ontvangen. Waar zou je die gigantische berg papier moeten bewaren? Geen zorgen, die tijden zijn gelukkig voorbij! Toch geven we je hier een aantal redenen waarom het af en toe toch handig kan zijn om wat documenten af te drukken en wat papieren achter de hand te hebben als je een eigen webshop hebt.
Orders picken en afvinken
Afhankelijk van wat je verkoopt, hebben de meeste webshops te maken met orders en picklijsten. Een picklijst is een overzicht van alle producten die je nodig hebt om een order klaar te maken en te verzenden. Geen punt, als je vanuit je studentenkamer een paar producten op voorraad hebt, maar als je een wat groter magazijn hebt kan het handig zijn om een afdruk van je picklijst te printen, een pen erbij te pakken en ouderwets aan te vinken wat je uit je magazijn hebt gepakt. Zo weet je zeker dat het pakketje compleet aan de koerier meegegeven wordt!
Facturen en promotiemateriaal
Als je dan toch bezig bent met inpakken, kun je net zo makkelijk even een factuur printen en dat visitekaartje afdrukken. Natuurlijk bestaat er tegenwoordig de mogelijkheid om uitsluitend een digitale factuur naar jouw klanten te verzenden, maar de meeste klanten vinden het voor de persoonlijke administratie (en garantie) fijn om een papieren factuur te ontvangen bij hun pakket. Maak je gebruik van retourformulieren? Dan is het wel zo netjes om een papieren formulier mee te geven, zodat klanten meteen kunnen aanvinken wat ze willen terugsturen.
Administratief afdrukken voor overzicht en backup
De administratie van jouw webshop is een belangrijke verantwoordelijkheid. De Belastingdienst stelt hier ook een aantal eisen aan. Uiteraard heb je te maken met de wettelijke bewaartermijn, maar ook met het voeren van een ‘deugdelijke’ administratie. Je boekhouder kan je hierbij goed helpen, maar kan jij je boekhouder ook goed helpen? Sommige boekhouders werken nu eenmaal gemakkelijker met papier en dus zou je kunnen afspreken dat je al jouw facturen eenmaal per maand besluit af te drukken en afgeeft aan je boekhouder. Het kost je iets meer tijd, maar geeft je wel een extra backup van je administratie. Mocht er iets gebeuren met je digitale facturen, is de Belastingdienst blij dat de papieren facturen er nog zijn.
Laat je webshop groeien, niet je papierwinkel
Wellicht lijkt je dit wat omslachtig of klinkt het als extra werk. Bedenk je dan dat een goed bedrijfsproces met een verzorgde administratie zich uiteindelijk terugbetaald. Bovendien hoef je het voor de printkosten niet te laten. Met moderne (laser)printers is het afdrukken van documenten geen kostbare zaak meer. Overigens is het uiteraard belangrijk om stil te staan bij het milieu en geen onnodig papier te verspillen. Je wilt immers een efficiënte webshop en geen… papierwinkel.
